Le società appartenenti al gruppo HRD, per come sotto identificate, considerano di fonda- mentale importanza la tutela dei dati personali dei propri clienti, effettivi e/o potenziali. Con il presente documento (l’“Informativa”), il gruppo HRD intende rinnovarti il suo impegno per garantire che il trattamento dei dati personali raccolti nell’erogazione dei rispettivi servizi avvenga nel pieno rispetto delle tutele e dei diritti riconosciuti dal Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR” o “Regolamento”) e dalle ulteriori norme applicabili in tema di protezione dei dati personali (la “Normativa Privacy”), tra cui il D. Lgs. 196/2003 e s.m.i. (il “Codice Privacya”).
Con il termine “Dati Personali” si fa riferimento alla definizione contenuta nell’art. 4 comma 1 del Regolamento, ossia “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile; si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale” (i “Dati Personali”). La presente Informativa – redatta sulla base del principio di trasparenza e inclusiva di tutti gli elementi richiesti dall’art. 13 del Regolamento – ha lo scopo di descrivere le modalità di erogazione dei servizi (i “Servizi”), in riferimento al trattamento dei Dati Personali dei clienti.
1. I Contitolari del trattamento
• HRD Training group S.r.l., , C.F. e P.Iva 04060000967;
• ACV Consulting S.r.l.,– C.F. e P.Iva 13965110961;
• Good Vibes S.r.l., C.F. e P.Iva 14237630968;
• Le Scuole della Felicità S.r.l., C.F. e P.Iva 14005130969;
• Sport Power Mind S.r.l. in liquidazione, C.F. e P.Iva 10490180964;
• Stand Out S.r.l., C.F. e P.Iva 08607490961;
• Improvement Holding S.r.l., C.F. e P.Iva 01502290990;
• Believe S.r.l., C.F. 03423830102 e P.Iva 13123240155;
• RR Brand S.r.l., C.F. e P.Iva 10141470962.
Tutti con sede legale in Corso XXII Marzo n. 19, 20129 – Milano (di seguito, congiuntamente o disgiuntamente “Gruppo HRD”, “Contitolari” o “Soci- età”), in qualità di Contitolari del trattamento dei dati personali acquisiti, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del GDPR, forniscono l’informativa privacy relativa al trattamento dei Dati Personali per le finalità connesse all’instaurazione e alla esecuzione del contratto sottoscritto.
Tra le parti sussiste un accordo di contitolarità per il trattamento dei dati personali raccolti presso i rispettivi clienti. Tale accordo è finalizzato all’espletamento: (i) delle attività amministrative e contabili interne, compreso il Trattamento di Dati Personali di clienti; (ii) servizi IT per la manutenzione dell’infrastruttura informatica; (iii) di attività di collaborazione tra due o più Contitolari per lo sviluppo di specifici progetti.
2. Il Data Protection Officer
Il Titolare, al fine di agevolare i rapporti con i soggetti interessati, ha provveduto a nomin- are un suo Data Protection Officer (il “DPO”), individuando SAPG Legal Tech S.r.l., con sede legale in Corso Europa n. 7, 20122 – Milano. Come previsto dall’art. 38 del GDPR, l’Interessato potrà liberamente contattare il DPO per tutte le questioni relative al trattamento dei Dati Personali e/o nel caso volessi esercitare i suoi diritti come previsti dalla presente Informativa, inviando una comunicazione scritta all’indirizzo di posta elettronica: dpo. privacy@sapglegal.com.
3. Tipologie di dati trattati
Ai fini di consentirti di usufruire dei Servizi forniti dal Gruppo HRD è necessario trattare: • Dati Personali comuni
A mero titolo esemplificativo e non esaustivo, sono Dati Personali comuni: dati anagrafici quali nome, cognome, data di nascita; dati di contatto quali numero di telefono, residenza, indirizzo mail.
4. Finalità e base giuridica del trattamento
Nel corso dell’erogazione dei Servizi i Dati Personali potranno essere trattati secondo le finalità e le connesse basi giuridiche di seguito esposte:
a) Per consentirti la fruizione dei servizi di vendita/acquisto dei prodotti e erogazione dei servizi
I tuoi Dati Personali sono necessari per consentirti di concludere transazioni. Inoltre, gli stessi sono essenziali anche per gestire la fase di spedizione dei prodotti e/o di erogazione del servizio. Per i Dati Personali comuni il trattamento è lecito in virtù dell’esecuzione contrattuale o misure precontrattuali Art. 6 par. 1 lett b).
b) Per adempiere ai conseguenti e correlati obblighi di legge amministrativi, contabili, o fiscali
Tale finalità del trattamento è legittimata dall’adempimento di un obbligo legale cui sono soggetti i Contitolari (ex art. 6 par. 1, lettera c) del GDPR).
c) Controllare condotte illecite e/o prevenire altri illeciti o frodi, secondo quanto concesso dalla normativa applicabile
La base giuridica di tale trattamento è il legittimo interesse dei Contitolari del tratta- mento (art. 6, comma 1, lett. f), del GDPR)
d) Accertare, esercitare o difende un diritto delle Società in sede giudiziaria e/o stragiudiziale
La base giuridica per l’esercizio o la difesa di un diritto di un Contitolare sarà quella del legittimo interesse, (di cui all’art. 6, comma 1, lett. f), del GDPR).
e) Per finalità di marketing delle Società
Con tale termine s’intende lo svolgimento di attività promozionali (con modalità sia di tipo automatizzato sia tradizionale) dei servizi di tuo interesse erogati dai Contitolari. Relativamente a tale finalità di marketing diretto, è opportuno precisare che, in virtù dell’art. 6, comma 1, lett. f), del Regolamento e dell’art. 130, comma 4, del Codice Privacy (c.d. soft spam exception), il Titolare potrà svolgere tale attività basandosi sul suo legittimo interesse, a prescindere da un tuo consenso esplicito, come meglio esplicitato nel Considerando 47 del Regolamento nel quale viene “considerato legittimo interesse del titolare trattare dati personali per finalità di marketing diretto”. Ciò sarà possibile a seguito delle valutazioni effettuate dai Contitolari in merito all’eventuale e possibile prevalenza dei tuoi interessi, diritti e libertà fonda- mentali che richiedono la protezione dei Dati Personali sul proprio interesse legittimo ad inviare comunicazioni di marketing diretto. Peraltro, potrai opporti lecitamente ed in ogni momento (anche in modo parziale) alla ricezione di comunicazioni promozi- onali, senza che ciò pregiudichi in alcun modo il trattamento per le altre finalità.
Tale trattamento, pertanto, si baserà giuridicamente sul legittimo interesse delle Società ai sensi dell’art. 6, comma 1, lettera f), del GDPR.
f) Finalità di profilazione, ovvero analisi di abitudini, preferenze, comportamenti, interessi desunti, a titolo esemplificativo, da azioni online su sezioni del Sito al fine di inviarti comunicazioni commerciali, del Gruppo HRD
Il trattamento dei tuoi Dati Personali per finalità di profilazione avverrà, in caso di con- senso, con strumenti di elaborazione dati che, a seguito di incrocio, creeranno un tuo profilo commerciale e comportamentale nel web. Tale strumento di elaborazione dati mette in relazione i dati raccolti nel corso della navigazione sui Siti web delle Società attraverso l’utilizzo di cookie di profilazione di prima parte da te accettati con i dati raccolti tramite la compilazione del form online. Inoltre, tali dati e/o informazioni, verranno associati agli eventuali e/o ulteriori dati e/o informazioni già in nostro possesso a seguito della tua adesione ai nostri servizi. Tale finalità del trattamento è legittimata dal tuo consenso facoltativo, libero e revocabile in qualsiasi momento (ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. a), del GDPR).
5. Soggetti a cui potranno essere comunicati i tuoi Dati Personali
I tuoi Dati Personali potranno essere gestiti, per conto dei Contitolari, esclusivamente da personale espressamente autorizzato al trattamento e da soggetti terzi espressamente nominati quali responsabili del trattamento, al fine di svolgere correttamente tutte le attività di trattamento necessarie a perseguire le finalità di cui alla presente Informativa.
A fine meramente esplicativo, si riportano alcune categorie di soggetti a cui i Dati Personali potranno essere comunicati:
a) partner commerciali del Gruppo HRD che forniscono servizi, in qualità di responsabili del trattamento o di titolari autonomi, per le finalità di cui all’art. 6 par. 1 lett. b) del Regolamento;
b) terzi fornitori di servizi di assistenza e consulenza in qualità di responsabili del trattamento o di titolari autonomi, per le finalità di cui all’art. 6 par. 1 lett. b) del Regolamento;
c) soggetti e autorità il cui diritto di accesso ai Dati Personali sia espressamente riconosci- uto dalla legge, da regolamenti o provvedimenti di autorità competenti;
d) soggetti cessionari di azienda o di ramo d’azienda, società risultanti da possibili fusio- ni, scissioni o altre trasformazioni delle società dei Contitolari.
È possibile venire a conoscenza dei soggetti entrati in possesso dei Dati Personali inviandone richiesta all’indirizzo e-mail indicato al successivo paragrafo 7.
6. Tempi di conservazione dei Dati Personali
I Dati Personali verranno conservati per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità a essi collegata.
I tempi di conservazione, in relazione alle differenti finalità sopra elencate, saranno i seguen- ti:
a) Dati anagrafici, di contatto e di pagamento: i dati rientranti nel novero dell’articolo 2220 del Codice Civile saranno soggetti al periodo di conservazione di 10 anni, gli altri verranno sottoposti ad un controllo e se non idonei al perseguimento della finalità cancellati nel termine di 12 mesi.
Di seguito si elencano i tempi di conservazione di alcune specifiche finalità analizzate all’articolo 4:
1. Per le finalità di cui alle lettere a), b), c) e d) i dati rientranti nel novero dell’articolo 2220 del Codice Civile saranno soggetti al periodo di conservazione di 10 anni, gli altri verranno sottoposti ad un controllo e se non idonei al perseguimento della finalità cancellati nel termine di 12 mesi;
2. finalità di cui alle lettere e), f) e g) ovvero di marketing e profilazione, i tuoi dati saranno trattati per tali finalità per 24 e 12 mesi nella seconda ipotesi.
In ogni caso, i tuoi Dati Personali saranno oggetto di un controllo periodico, non superiore a 12 mesi, volto a valutarne la pertinenza con le attività del Titolare; qualora, i tuoi Dati Personali non siano più pertinenti saranno immediatamente cancellati. Per garantire che i tuoi Dati Personali siano sempre esatti ed aggiornati, comunque pertinenti e completi, ti preghiamo di segnalarci ogni modifica intervenuta ai recapiti del Titolare.
7. Diritti degli interessati e modalità di esercizio
Ai sensi dell’art. 15 del Regolamento, hai il diritto di ottenere dai Contitolari del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati Personali che ti riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai Dati Personali e alle seguenti informazioni: (i) finalità del trattamento; (ii) categorie di dati personali; (iii) categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati; (iv) periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati per determinare tale periodo. Hai inoltre il diritto:
• ai sensi dell’art. 16, di ottenere dai Contitolari la rettifica dei Dati Personali inesatti che ti riguardano;
• ai sensi dell’art. 17, di ottenere dai Contitolari il diritto alla cancellazione dei Dati Personali che ti riguardano;
• ai sensi dell’art. 18, di ottenere dai Contitolari la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi: a) l’Interessato contesta l’esattezza dei Dati Personali, per il periodo necessario ai Contitolari per verificare l’esattezza di tali Dati Personali; b) il trattamento è illecito e l’Interessato si oppone alla cancellazione dei Dati Personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo:
c) benché i Contitolari non ne abbiano più bisogno ai fini del trattamento, i Dati Personali sono necessari all’Interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; d) l’Interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’art. 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi dei Contitolari rispetto a quelli dell’Interessato;
• ai sensi dell’art. 20, di ricevere i Dati Personali che ti riguardano in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
• ai sensi dell’art. 21, di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei Dati Personali che ti riguardano (comunicazioni commerciali inviate dal Titolare).
Per esercitare i suoi diritti, potrà inviare un’apposita richiesta al seguente indirizzo e-mail: privacy@hrdonline.it. Ti informeremo dell’avvenuta ricezione e daremo seguito alla sua richiesta senza ingiustificato ritardo. In ogni caso, qualora tu ritenga che il trattamento dei Dati Personali sia contrario alla Normativa Privacy, hai inoltre il diritto di proporre reclamo ai sensi dell’art. 77 GDPR all’autorità di controllo competente in base alla tua residenza abituale oppure al luogo di violazione dei tuoi diritti.
8. Luoghi del trattamento
I tuoi Dati Personali saranno trattati e conservati dai Contitolari all’interno del territorio dell’Unione Europea. Nel caso eccezionale per cui si rendesse necessario trasferire i Dati personali verso un paese extra-ue, saranno adottate tutte le cautele necessarie al fine di garantire la più totale protezione dei tuoi Dati Personali basando tale trasferimento: a) su decisioni di adeguatezza dei paesi terzi destinatari espresse dalla Commissione Europea; b) su garanzie adeguate espresse dal soggetto terzo destinatario ai sensi dell’articolo 46 del Regolamento; c) sull’adozione di norme vincolanti d’impresa, cd. binding corporate rules; d) su clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione Europea. In ogni caso, l’Interessato potrà richiedere maggiori dettagli al Titolare del trattamento qualora i Dati Personali forniti siano stati trattati al di fuori dell’Unione Europea, richiedendo evidenza delle specifiche garanzie adottate